新手外贸业务员流程了解必修课二：备货（采购或工厂生产）

备货实际上就是采购货物或者下定单到工厂生产货物。在备好货后要经过国家进出口商品检验检疫局的检验（我们叫“商检”），否则无法报关出口。

备货在整个外贸流程中起到有着非常重要地位，须按照合同来进行。货物的质量、规格、数量、包装。。要符合合同或信用证的要求。要注意结合船期安排，以利于船货衔接。

为了确保质量和交货没有问题。一般来说外贸公司会派专门的人员（如：跟单、QC）去工厂追踪生产，检验货物。也有老外指派的专门验货的机构（第三方），如SGS，OMIS，BV等来验货。

在生产结束，货物装箱完毕后，工厂要提供装箱单给外贸公司（PackingList。也就是多少箱货物，箱子的尺寸、重量、件数、规格。。等等）。有的工厂还要接受外贸公司的委托，代办为货物办理商检。

在备货结束之前，千万不要忘了去外汇管理局领取出口收汇核销单；请货代（货运代理公司）安排货物运输，填写装货单（Shipping Order），这些单据下一步报关都要用滴。

小提示1

Sample到底有哪些？以服装为例。

一种做法是：在客人没有定单前，我们已经开始帮客人做样品（Sample）了。我们根据客人的要求或客人提供的原样（Original Sample），做出初样（Counter Sample），客人确认后，我们就帮他做极小批量的推销样（Salesman Sample），我们自己也留一件样品（Keep Sample），客人推销成功就意味着我们有优先接定单的机会，如果报价客人认可的话，定单就是我们的了。

另一种做法是：没有推销样（Salesman Sample）这个环节。客人直接落单给你，你做出样品（Sample），交客人确认，直到没问题。

无论是上面两种做法的哪一种，接下来就是落实生产了，由于服装的尺码不同，我们会让工厂做不同尺码的样品（Size Sample），确保不同尺码的服装风格不走样，在客人确认后，基本上就开始生产了，工厂的流水线我们的QC是盯的死死的，从流水线上的拿来的产品就是生产样（Production Sample），在生产行将结束准备出货时，我们就要将船样（Shipment Sample）也就是从流水线上拿的，看上去还不错滴一，二件产品寄给客人，告诉客人集装箱里的东西全都是这个德性。

仅仅一个样品，如果客人不满意或做的不好，那就要反复做好多次。其实Sample的种类是很多的，象质地样（Quality Sample），水洗样（WashingSample），产前样（Pre-Production），批样（Approval Sample）……看起来挺麻烦的哦！不过实际操作里用不了那么多。

小提示 2

什么是商业发票（Commercial Invoice）？

简称发票（Invoice），做生意是要加税滴，那就要开发票滴。我要向客人收回货款就要开发票：

一是要提供价目清单，

二是对定单的整个交易以及货物内容的说明。

商业发票是全部单据的中心，是繕制其它单据的主要依据。发票的种类有很多，如形式发票、样品发票、寄售发票、海关发票。。。。。对了，发票繕制要清洁清楚。

发票（Invoice）没有统一的格式。客人核对我是否按合同规定，要将发票内容和合同一条一条的核对；它也是买卖双方记帐和核算的凭证依据；还是报关时海关让你交多少税的依据，是验关放行的依据。

在不用汇票时，发票也可替代汇票作为付款的依据，也是保险索赔，补充交易细节的依据。作用是大大地，也是非常重要的，不可忽略！